Lesson Learned, Apa dan Bagaimana Cara Membuatnya

Experience is the best teacher, and the worst experiences teach the best lessons

Peribahasa diatas menekankan pentingnya pengalaman. Dapat dikatakan bahwa pengalaman adalah guru yang terbaik, baik itu pengalaman baik maupun yang buruk. Ada banyak pelajaran yang dapat diambil dari pengalaman, dan dari pengalaman itu dapat kita belajar.

Meskipun setiap proyek itu bersifat unik, tetapi bukan menjadi alasan untuk melakukan kesalahan yang sama dilakukan secara berulang kali. Proses continuous improvement proyek dapat dilakukan dengan cara belajar dari pengalaman; Baik itu pengalaman yang dialami secara langsung ataupun didapatkan dari pengalaman orang lain.

Ada satu istilah yang erat hubungannya dengan pengalaman, yaitu Lesson learned. Dalam tulisan kali ini, saya ingin berbagi cerita mengenai lesson learned, apa itu lesson learned, apa keuntungannya, dan bagaimana membuat atau melakukannya.

Apa itu Lesson Learned?

Lesson learned atau di English British disebut “Lesson Learnt”, adalah suatu proses pembelajaran dari proyek yang dilakukan.

Apa keuntungan membuat lesson learned?

Banyak keuntungan yang didapatkan dari sebuah lesson learned, berikut beberapa diantaranya:

  • Belajar dari kesalahan apa yang pernah dilakukan;
  • Mengulangi good practice atau hasil yang baik;
  • Menghindari atau mencegah bad practice atau bad experience terulang kembali;
  • Memitigasi risiko yang sama untuk muncul di proyek yang baru;
  • Mempunyai pendekatan konsisten untuk penyelesaian issue-issue proyek;
  • Dapat menduplikasi proses yang dengan lebih baik;
  • Katalis untuk mempercepat proses pembelajaran personal ataupun organisasi.
Ilustrasi Failure – Success

Kapan sebuah lesson learned perlu dibuat?

Jika berbicara mengenai sebuah fase proyek, lesson learned dapat terjadi di setiap aktivitas di setiap fase proyek. Dari mulai fase initiation, planning, execution, monitoring-control, sampai dengan closure.

Seringkali dipahami dengan salah bahwa proses membuat atau mendapatkan lesson learned itu dilakukan di akhir proyek. Proses ideal dari menuliskan atau mencatat lesson learned adalah setiap terjadinya event, hal ini sangat baik karena pada saat itu, ingatan, catatan dan detail informasi yang dapat dicatatkan sangatlah detail dan terhindar dari bias. Selain itu, dengan menuliskan atau mengumpulkannya secara berkala akan terhindar dari missing link information, karena orang yang resign dari proyek tersebut.

Adapun cara berikutnya adalah menuliskan lesson learned itu secara rutin, dapat harian, mingguan, atau bulanan. Pilihan berikutnya adalah melakukan pencatatan lesson learned itu di setiap fase proyek. Pilihan terakhir yang paling buruk adalah membuatnya pada saat proyek selesai.

Siapa yang harus membuat lesson learned?

Setiap orang dan fungsi dari organisasi pasti mempunyai lesson learned. Maka itu sangatlah penting untuk mengumpulkan lesson learned dari sebanyak mungkin orang yang terlibat di proyek tersebut. Akan sangat baik jika lesson learned itu dibuat secara bottom-up, dari level yang paling bawah dan dikumpulkan setiap level organisasi.

Meskipun begitu, dalam proses mengumpulkan lesson learned itu, penting untuk memilih, memilah, serta memverifikasi lesson learned yang didapatkan.

Bagaimana membuat dokumen lesson learned?

Anda dapat membuatnya membuatnya secara sederhana di aplikasi seperti Microsoft Word®, atau pun di Microsoft Excel®. Lesson learned dapat dibuat dengan bentuk tabular / table ataupun essay.

Apa saja konten yang diperlukan di lesson learned?

Berikut adalah beberapa hal yang disarankan ada dalam dokumen lesson learned:

  • Nomor
  • Kategori
  • Subject aktivitas
  • Tanggal kejadian
  • Penjelasan
  • Action plan
  • Lesson learned
  • Improvement plan
  • Nomor

Dengan penomoran ini akan berguna untuk mengorganisir daftar lesson learned lebih baik. Ini pun dapat membantu untuk menelurusi (track) jika ada item yang berulang.

  • Kategori (Category)

Ini diperlukan jika lesson learned memuat beberapa kategori aktivitas atau kegiatan. Anda dapat membuat kategori ini berdasarkan fase proyek, departement, atau fungsi aktivitas. Kategori ini dapat pula dihubungkan dengan Work Breakdown Structure (WBS) proyek.

  • Subject aktivitas (activity subject)

Tentu ini diperlukan, usahakan untuk menuliskan subjek dari aktivitas yang menjadi lesson learned dengan singkat dan jelas.

  • Tanggal Kejadian (event date)

Jika dapat disebutkan secara specific kapan event tersebut terjadi itu akan sangat baik, tetapi jika tidak dapat disebutkan atau kejadian tersebut berulang, kolom ini dapat dikosongkan.

  • Penjelasan/uraian (Description)

Pada kolom ini dijelaskan secara detail apa yang terjadi pada event tersebut.

  • Action plan yang dilakukan (Performed action plan)

Pada kolom ini anda dapat menuliskan action item atau plan apa yang diambil pada saat event itu terjadi. Ini akan berguna untuk men-tracking apa dan sejauh mana efektivitas action plan yang dilakukan tersebut.

  • Lesson Learned

Pada kolom ini anda dapat menjelaskan lesson learned apa yang didapatkan dari event tersebut. Baik atau buruk lesson learned tersebut perlu dituliskan secara objektif, proporsional dan valid.

  • Improvement plan yang disarankan (Suggested Improvement plan)

Pada bagian ini anda dapat menuliskan improvement plan atau action plan apa yang disarankan untuk menghadapi atau mengelola event serupa.

Bagaimana memvalidasi lesson learned?

Sebelum sebuah dokumen lesson learned dijadikan dokumen asset, sebaiknya dilakukan sesi diskusi terbuka dengan melibatkan beberapa personil kunci yang terlibat dalam rangkaian aktivitas tersebut. Kegiatan tersebut dapat dibagi menjadi beberapa sesi dengan topik bahasan dan perserta yang ditentukan. Dalam sesi tersebut, item lesson learned tersebut dibahas dan dimintakan pendapat atau tanggapannya.

Penting untuk menyimak pendapat dari peserta diskusi mengenai lesson leaned tersebut. Ini untuk menjadikan lesson learned objektif, bukan subjektif.

Simpulan

Lesson learned adalah sebuah dokumen yang didapatkan dari proses pembelajaran dari aktivitas yang dialami. Ini dapat didapatkan baik dari pengalaman yang dialami sendiri ataupun dari orang lain. Lesson learned dapat dijadikan sebuah document asset untuk process continous improvement individu maupun organisasi. Dokumen Lesson learned adalah living document, yang harus dibuat objektif dan terverifikasi.

Kembali ke atas >>>

Apakah anda atau organisasi anda mempunyai pengalaman dengan lesson learned? silahkan tinggalkan komentar untuk berbagi informasi tentang hal ini.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.